Privacy verklaring

Persoonsgegevens worden bij VZOD in een bestand bewaard omwille van het vaststellen van het lidmaatschap van de vereniging en overkoepelende organisatie de Nederlandse Handboog  Bond (NHB). Deze gegevens worden tevens gebruikt voor het organiseren van wedstrijden en vergaderingen, het innen van contributie en het verlenen van toegang tot het uitsluitend voor leden beschikbare deel van onze website. De beheerder bewaart gegevens van derden ter uitvoering van promotionele activiteiten. Hij deelt deze met de penningmeester voor de financiële afhandeling daarvan. Het bestuur van VZOD is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens van zijn leden. De secretaris houdt de gegevens actueel en is de dagelijkse beheerder ervan.

Van de leden van VZOD worden de volgende persoonsgegevens in het bestand opgenomen: Bondscategorie (wedstrijden), bondsnummer (wedstrijden), geslacht (wedstrijden), naam (welk lid), adres (carpoolen voor wedstrijden), woonplaats (carpoolen voor wedstrijden), geboortedatum (wedstrijden, bepaling contributie), telefoonnummers (communicatie), e-mailadres (communicatie), IBAN-nummer (inning contributie), BIC-code (inning contributie), machtiging automatische incasso (inning contributie) terreinsleutel (toestemming buiten schieten), naam ouder/verzorger (OV) (communicatie i.g.v. nood), e-mailadres OV (communicatie i.g.v. mededelingen), telefoon OV (communicatie i.g.v. nood), beroep OV (hulp bij klussen e.d.), hobby OV (hulp bij klussen e.d.), bijzondere expertise OV (algemene hulp), aangeschaft clubtenue.
Deze gegevens worden op aangeven van het betreffende lid gewijzigd.
Op de website en op Facebook kunnen foto’s worden getoond waarop leden en gasten herkenbaar in beeld gebracht kunnen zijn. Deze beelden zijn uitsluitend bedoeld ter promotie van de vereniging of wedstrijdverslaglegging. Daar waar het gegevens en foto’s van minderjarigen betreft wordt éénmalig aan de ouders toestemming gevraagd bij de inschrijving.

Omdat we graag willen weten hoe onze bezoekers deze website gebruiken, zodat we het gebruik van de website kunnen optimaliseren, gebruiken wij Google Analytics. Via deze website worden er daarom analytische cookies van Google geplaatst.

GOOGLE ANALYTICS
Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken te maken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. Wij kunnen je daarom niet persoonlijk herleiden.

De secretaris vult ook de NAWT-gegevens in op de website van VZOD. Dit om het mogelijk te maken, dat leden in kunnen loggen op de website om de alleen voor leden inzichtelijke informatie te kunnen inzien.

Van functionarissen binnen de vereniging wordt fysiek een VOG bewaard door de secretaris.

Van leden worden ook de gemiddelden bijgehouden in een separaat bestand ten behoeve van het organiseren van interne wedstrijden.

Om aan te geven welke leden voor dienstverlening in aanmerking komen en om bij te houden hoeveel dienstverleningen zij in enig jaar hebben verricht wordt een zogenaamde kruisjeslijst getoond in een speciaal daarvoor aangebrachte afsluitbare vitrine in de accommodatie. Daar worden uitsluitend de naam, voornaam en het aantal verrichte dienstverleningen getoond. Het beheer van deze lijst valt onder de verantwoordelijkheid van de beheerder van de accommodatie.

Om de historie van de vereniging te kunnen bewaren, ter controle op betalingen en om het opzeggedrag van ex-leden in beeld te kunnen brengen zullen gegevens van leden maximaal 10 jaar bewaard blijven, waarna zij uit het basisbestand worden verwijderd.

Er worden bij VZOD geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals, godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat.

Personen worden geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard tijdens het introductiegesprek met het bestuur. Zij verstrekken deze gegevens bij inschrijving middels het inschrijvingsformulier en het formulier machtiging automatische incasso.

Leden van VZOD kunnen op aanvraag hun eigen persoonsgegevens inzien in de ledenlijst bij de secretaris en op de website ook de NAW-gegevens en mobiele nummers van de mede leden indien zij ingelogd zijn.

De persoonsgegevens van de VZOD-leden worden bewaard op de laptop van de secretaris en een gedeelte op de server van de websiteprovider. Met deze laatste is een verwerkingsovereenkomst afgesloten. De NHB krijgt de gegevens aangeleverd door de secretaris. Omwille van het feit dat de NHB een overkoepelende organisatie is hoeft met hen geen verwerkingsovereenkomst te worden afgesloten.

Het basis gegevensbestand wordt bewaard op de laptop van de secretaris. Hiervan worden periodiek back-ups gemaakt op een externe harde schijf. Kopieën van het ledenbestand worden per mail ter beschikking gesteld aan de bestuursleden. Kopieën van gedeelten van het gegevensbestand worden per mail verstrekt aan de daarvoor aangewezen leden van de vereniging.
De deelkopieën bevatten uitsluitende de volgende gegevens:

• Bondsnummer
• Naam
• Geboortedatum
• NHB-categorie
• Mobiele nummer
• E-mailadres
• Discipline (door ontvanger zelf toe te voegen)

VZOD heeft de volgende maatregelen genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien:
De laptop van de secretaris is voorzien van een firewall en antivirusprogramma.
Het basisbestand is voorzien van een versleuteling met password zodat anderen dan de secretaris dit bestand niet kunnen openen. De leden die voorzien worden van een deel kopie bewaren die op een computer met firewall en antivirusprogramma.Om uw privacy te beschermen maken wij bij onze website gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer je persoonsgegevens naar ons verstuurt.De machtiging automatische incasso wordt na inschrijving van het aspirant lid door de secretaris overhandigd aan de penningmeesters die deze in bezit houdt tot het lid na opzegging wordt uitgeschreven en hem daarna vernietigt.

De VOG is in bezit van de secretaris en wordt door hem vernietigd als het lidmaatschap is beëindigd.
De gemiddeldenlijst wordt opgesteld in Excel en wordt beheerd door het daarvoor aangewezen lid.

Binnen de organisatie hebben de volgende leden toegang tot deel kopieën:

• Beheerder
• Wedstrijdleiders
• Jeugdbegeleiders
• Hoofdtrainer
• Klusbegeleider

Deze kopiebestanden worden bewaard op de computer van deze leden. Het is hun niet toegestaan de bestanden aan anderen te verstrekken.

Bij VZOD is er geen aparte functionaris voor de gegevensbescherming. Dit behoort tot de taken van de secretaris.

Alleen met de provider van de website is een verwerkersovereenkomst afgesloten betreffende de persoonsgegevens.

VZOD heeft geen contacten met derden die de persoonsgegevens van haar leden gebruiken.

Datalekken zoals, een gehackt gegevensbestand van de secretaris, een gestolen laptop of verloren gegane USB-sticks of andere externe gegevensdragers dienen binnen de vereniging per omgaande gemeld te worden bij de secretaris. Deze zal met behulp van de melder het datalek vastleggen en documenteren.
Het per ongeluk verzenden van e-mail aan alle leden met de e-mailadressen niet in BCC wordt niet als datalek beschouwd.
De secretaris zal het datalek binnen 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl) met daarbij de gevolgen van het datalek en de genomen maatregelen.